Nebenkostenabrechnung prüfen: Häufige Fehler

Laut Deutschem Mieterbund ist jede zweite Nebenkostenabrechnung fehlerhaft – eine Prüfung lohnt sich. Umlegbar sind nur die in § 2 BetrKV genannten Betriebskostenarten; Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Reparaturkosten gehören nicht dazu. Der Vermieter muss die Abrechnung innerhalb von zwölf Monaten zustellen, sonst entfällt seine Nachforderung. Prüfen Sie außerdem Verteilerschlüssel und Wohnfläche, nehmen Sie Ihr Recht auf Belegeinsicht wahr und legen Sie Einwendungen binnen zwölf Monaten schriftlich ein.

Grundlagen der Nebenkostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung – umgangssprachlich Nebenkostenabrechnung – regelt die Umlage der laufenden Kosten einer Immobilie auf die Mieter. Grundlage ist § 556 BGB in Verbindung mit der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Laut Deutschem Mieterbund ist jede zweite Nebenkostenabrechnung fehlerhaft. Es lohnt sich also, genau hinzuschauen.

Welche Kosten dürfen umgelegt werden?

Gemäß § 2 BetrKV dürfen nur bestimmte Kostenarten auf die Mieter umgelegt werden. Die 17 zulässigen Betriebskostenarten sind:

• Grundsteuer
• Wasserversorgung und Entwässerung
• Heizung und Warmwasser
• Aufzug
• Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege
• Beleuchtung (Gemeinschaftsflächen)
• Schornsteinreinigung
• Sach- und Haftpflichtversicherung
• Hauswart
• Gemeinschaftsantenne oder Breitbandkabel
• Wascheinrichtungen
• Sonstige Betriebskosten (nur wenn im Mietvertrag konkret benannt)

Nicht umlagefähige Kosten

Folgende Kosten darf der Vermieter nicht auf Sie umlegen:

• Verwaltungskosten: Hausverwaltung, Bankgebühren, Porto
• Instandhaltung und Reparaturen: Auch keine „laufende Instandhaltung"
• Leerstandskosten: Kosten für unvermietete Wohnungen
• Rechtsanwaltskosten des Vermieters
• Mietausfallversicherung

Abrechnungsfrist: 12 Monate

Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung gemäß § 556 Abs. 3 BGB innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellen und dem Mieter zustellen. Verpasst er diese Frist, kann er keine Nachforderung mehr geltend machen – auch wenn die Abrechnung inhaltlich korrekt wäre. Umgekehrt bleibt ein Guthaben des Mieters auch nach Fristablauf bestehen.

Häufige Fehler in Nebenkostenabrechnungen

1. Falscher Verteilerschlüssel

Der Verteilerschlüssel bestimmt, wie die Gesamtkosten auf die einzelnen Mieter aufgeteilt werden. Übliche Schlüssel sind: Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch oder Wohneinheiten. Der im Mietvertrag vereinbarte Schlüssel ist bindend. Ohne Vereinbarung gilt die Wohnfläche als Standard.

2. Nicht umlagefähige Kosten enthalten

Häufig schleichen sich Instandhaltungskosten, Verwaltungskosten oder Reparaturen in die Abrechnung ein. Prüfen Sie jede Position kritisch.

3. Fehlerhafte Berechnung der Heizkosten

Heizkosten müssen gemäß der Heizkostenverordnung zu mindestens 50 % und höchstens 70 % nach Verbrauch abgerechnet werden. Der Rest wird nach Wohnfläche verteilt. Fehler bei der Aufteilung sind sehr häufig.

4. Falsche Wohnfläche

Wird nach Wohnfläche abgerechnet, muss die korrekte Fläche zugrunde gelegt werden. Weicht die tatsächliche Wohnfläche um mehr als 10 % von der im Mietvertrag genannten ab, können Sie die Abrechnung beanstanden.

5. Fehlende Angaben

Eine formal ordnungsgemäße Abrechnung muss enthalten: Gesamtkosten pro Position, Verteilerschlüssel, Berechnung des Mieteranteils, Abzug der Vorauszahlungen und Ergebnis (Nachzahlung oder Guthaben).

Ihr Recht auf Belegeinsicht

Sie haben das Recht, die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege einzusehen (§ 259 BGB). Der Vermieter muss Ihnen die Originalbelege (Rechnungen, Verträge, Ableseprotokolle) zur Einsicht vorlegen. Dies erfolgt in der Regel in den Räumen des Vermieters oder der Hausverwaltung. Sie dürfen Kopien anfertigen oder Fotos machen.

Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung

Haben Sie Fehler entdeckt, sollten Sie schriftlich Widerspruch einlegen. Eine gesetzliche Frist für den Widerspruch gibt es für den Mieter grundsätzlich nicht, allerdings sollten Sie zeitnah handeln. Für Einwendungen gegen eine Nachforderung gilt eine Frist von 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung.

Checkliste: Nebenkostenabrechnung prüfen

• Abrechnungszeitraum prüfen – Stimmt er mit dem vereinbarten Zeitraum überein?
• Frist prüfen – Ist die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten zugegangen?
• Kostenarten kontrollieren – Sind nur umlagefähige Kosten enthalten?
• Verteilerschlüssel vergleichen – Entspricht er dem Mietvertrag?
• Wohnfläche prüfen – Stimmt die angegebene Wohnfläche?
• Heizkosten kontrollieren – Wird korrekt nach Verbrauch und Fläche aufgeteilt?
• Belegeinsicht wahrnehmen – Belege beim Vermieter einsehen und dokumentieren
• Widerspruch schriftlich einlegen – Bei Fehlern konkret und nachvollziehbar beanstanden